Có rất nhiều câu hỏi trên các diễn đàn xoay quanh việc làm thế nào để có một dự án triển khai SAP thành công. Tất nhiên ai cũng mong muốn có một câu truyện thành công để kể với mọi người, từ trưởng dự án cho đến những chuyên viên triển khai. Song, thành công là một từ mang tính tương đối.
Có thể bạn sẽ nghe: “Dự án đã go-live (đi vào hoạt động) thành công đúng
theo dự định và ngân sách”
Bạn nên hỏi liệu phạm vi ban đầu của dự án được triển khai hay bên triển
khai phải tìm hiểu quy trình kinh doanh để lập phạm vi dự án ?
Bạn cũng nên hỏi tình hình hiện tại sau 1 thời gian triển khai? Khách
hàng của doanh nghiệp có gặp vấn đề gì không? Hệ thống hoạt động tốt không? Người
dùng (users) có được huấn luyện đầy đủ không? Họ có đang làm phần việc của họ
tốt không? Bạn có còn phải tư vấn hỗ trợ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp
nữa không ?
Một khi bạn đưa những câu hỏi trên vào thực tế, bạn thực sự có thể định
nghĩa một dự án triển khai giải pháp SAP thành công, bằng nhiều cách và nhiều
cấp độ khác nhau.
 |
| Khâu chuẩn bị tốt sẽ giúp việc triển khai thuận lợi |
Yếu tố chính tạo nên thành công
Sau đây là danh sách các yếu tố xác định mức độ thành công của một dự án
:
Liên lạc thông tin:
Yếu tố tiên quyết làm nên thành công của một dư án đó là sự liên lạc tốt
giữa các thành viên trong đội dự án. Ai cũng có thể tự nhận mình là một người
có khả năng liên lạc tốt, và chúng ta chắc chắn có những công nghệ để duy trì
việc liên lạc thường xuyên thông qua điện thoại, điện thoại di động hoặc email,
nhưng sự thật là chúng ta vẫn chưa sử dụng những công cụ đó hết mức có thể.
Mọi người cần giữ liên lạc tốt với nhau để kịp thời sửa chữa nếu có sai
sót xảy ra. SAP là một phần mềm tích hợp bao quát toàn bộ các hoạt động của
doanh nghiệp, vì vậy mỗi module đều có vai trò rất quan trọng, một khi một công
đoạn gặp trục trặc sẽ gây ảnh hưởng đến cả dây chuyền. Vì vậy, sự phối hợp tốt
trong đội chính là điều tối quan trọng.
Bên cạnh đó, việc truyền đạt thông tin cũng cần phải chuẩn, chính xác, cụ
thể và kịp thời. Làm rõ mọi thứ vài lần. Giải thích thông tin cặn kẽ là chìa
khóa của việc truyền đạt.
Sự hỗ trợ tối đa từ cấp quản lý
Sẽ không có gì thay đổi, sẽ không có bất kì quyết định nào
được đưa ra, trừ khi ban quản lý ủng hộ nó. Cần phải có sự hỗ trợ và mệnh lệnh
từ cấp quản lý dành cho dự án. Nếu ban quản lý không thể hiện bằng văn bản và
lời nói thể hiện sự ưu tiên dành cho việc triển khai dự án, khả năng thất bại
sẽ tăng cao nếu bất đồng xảy ra giữa các thành viên tham gia dự án và bên phía
triển khai.
Ban quản lý có thể hỗ trợ dự án bằng cách chủ động tham gia
vào hoạt động hoạch định và quản lý dự án. Không những chủ động tham gia vào
các quyết định quan trọng cấp cao, mà còn đồng thời ở các cấp độ thấp hơn, các
hoạt động thường ngày trong giai đoạn triển khai dự án. Việc theo sát dự án sẽ
giúp gắn kết các thành viên 2 bên và “truyền lửa” cho đội triển khai.
Ban quản lý cần thúc đẩy tốc độ triển khai dự án, không nên
cản trở dự án bằng các quy trình quan liêu. Các cuộc họp nên ngắn gọn và thẳng
vào chủ đề, tương tự với các bản báo cáo. Các quy trình cần có đầy đủ nhưng
không nên làm nó trở nên rối rắm và tốn thời gian, điều này sẽ gây khó khăn cho
việc đưa ra quyết định. Quản lý dự án và cho đội triển khai quyền tự do để họ
ra quyết định. Điều này sẽ được đánh giá cao.
Kế hoạch và Phương pháp
triển khai Dự án chỉ là phương hướng chứ không phải thước đo chuẩn:
Các kế hoạch nên thực tế và chính xác. Đáng tiếc là đa số dự
án đều không có kế hoạch thực tế được như vậy. Họ thường đánh giá thấp vấn đề
và không dành nhiều thời gian cho các công đoạn không lường trước trong dự án.
Nhà cung cấp giao phần cứng muộn, ổ đĩa hết chỗ trống để cài đặt, thời gian
training dài hơn dự kiến, người dùng bị quá tải công việc hàng ngày và không có
nhiều thời gian để tham gia training, và còn rất nhiều vấn đề có thể phát sinh.
Nếu bạn không thể go live theo dự kiến, vậy ĐỪNG go live. Tốt
hơn là bạn nên chậm trễ go live vài ngày, dành thêm thời gian cho khách hàng.
Điều đó an toàn hơn việc bạn mạo hiểm go live rồi sau đó lại phải chạy đi chạy
lại sửa lỗi phát sinh, hỗ trợ người dùng. Hãy chuẩn bị thời gian dự phòng cho
lỗi phát sinh.
Một trong những phương pháp triển khai SAP phổ biến đó là
ASAP hay còn gọi là Accelerated SAP. Các tư vấn viên phải được chứng nhận bởi SAP.
Phương pháp này sẽ giúp tăng tốc quá trình triển khai. Tuy vậy nó cũng có thể
là yếu tố cản trở, gây tốn thời gian. ASAP có một khối lượng lớn công cụ, mẫu
biểu và hướng dẫn cách triển khai SAP. Hãy sử dụng chúng một cách hợp lý. Chẳng
có lý do gì để áp dụng 100% phương pháp ASAP vào dự án cả. Nên tập trung vào
những công cụ hữu ích và thực tế.
 |
| ASAP có một khối lượng lớn công cụ, mẫu biểu và hướng dẫn cách triển khai SAP |
Quy mô phù hợp:
Bạn sẽ triển khai phần nào của SAP ? Thường thì các doanh
nghiệp sẽ rất phấn khích và muốn triển khai 100% quy trình mà SAP có. KHÔNG KHẢ
THI CHÚT NÀO. SAP nên được triển khai dựa trên nhu cầu và quy trình của doanh
nghiệp. Những quy trình không phù hợp sẽ trở nên thừa thải và cản trở sự thành
công của dự án.
Hãy thực tế. SAP có thể làm mọi thứ không đồng nghĩa với việc
bạn phải triển khai toàn bộ SAP. Cần đảm bảo người dùng có kiến thức công nghệ,
có nghiệp vụ vi tính đầy đủ để hiểu được các quy trình doanh nghiệp, xử lý được
các thay đổi xảy ra khi triển khai SAP.
Động viên, Khen ngợi, và
tặng thưởng nhân viên
Nghe thì có vẻ hoa mỹ, nhưng bạn nên làm vậy, và đừng làm nó
cứng nhắc! Hãy làm vì thực sự bạn muốn vậy, dùng lời khen ngợi với tư cách cá
nhân. Nhân viên sẽ làm việc tốt gấp đôi nếu họ được coi trọng. Để làm được vậy
bạn phải tham gia các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp – điều này đã được
đề cập trong phần Hỗ trợ tối đa từ cấp Quản lý doanh nghiệp. Để nói câu cảm ơn
là cả một chặng đường dài.
Quản lý các sự thay
đổi:
Việc xử lý tốt các thay đổi đóng vai trò rất quan trọng khi
triển khai dự án. Đây cũng là phần rất mạo hiểm của doanh nghiệp. Mọi người cần
hiểu rằng thay đổi là cần thiết. Nhân viên cần dũng cảm thay đổi và thực hiện
nó.
Thách thức này nằm trong tất cả các yếu tố trên:
- Hỗ trợ tối đa từ cấp quản lý
- Thông tin liên lạc
- Phương pháp và kế hoạch triển khai
- Quy mô triển khai
- Động viên, khen ngợi, tưởng thưởng con người
Nếu các yếu tố trên được cân nhắc và sử dụng hợp lý, dự án sẽ
triển khai thuận lợi. Nhưng thực tế thì không được dễ dàng như vậy. Bản năng
con người thường không thích sự thay đổi. Chuyện phản đối sẽ xảy ra, ngấm ngầm
hoặc ngay trước mặt. Nhân viên sợ rằng sự thay đổi doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến
vị trí công việc của họ, rất tiếc là thực tế đúng như vậy.
Chính trị:
Các dự án đều liên quan tới chính trị ở một mức độ nào đó. Hãy
đảm bảo các vấn đề liên quan tới chính trị không ảnh hưởng tới tiến độ và hướng
đi của việc triển khai. Mạnh dạn đối đầu và giải quyết ngay những vấn đề đó.
Chọn lựa các nguồn tài
nguyên tốt:
Khách hàng và ban quản lý phải tham gia và quá trình tuyển
dụng các tư vấn viên. Không để 100% công việc đó cho bên tư vấn. Hãy chắc chắn
là bạn đang làm việc với các tư vấn viên có kinh nghiệm. Đảm bảo rằng họ không
qua quá nhiều trung gian trước khi làm việc với mình. Càng nhiều trung gian, lương
của họ càng thấp và chỉ có tư vấn viên ít kinh nghiệm mới chấp nhận mức trả
thấp. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Trong cuộc sống bạn nhận được
giá trị mà bạn phải trả. Hãy mạnh dạn đầu tư!
Để nói câu ‘Chúng tôi đã triển khai dự án SAP thành công!’ quả
là một quá trình dài nếu xem xét các yếu tố vừa nêu. Lần sau bạn nghe câu đó,
hãy có những câu hỏi để phân tích mức độ thành công của dự án. Đã có những nhà triển khai tuyên bố thành công
và “bỏ rơi” dự án ..!!
Chúng tôi, Vinasystem, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc
tư vấn triển khai SAP Business One với các đối tác lớn như Lotte Vietnam, LG Vina Cosmetics, Lock & Lock … có thể
đảm bảo triển khai một dự án thành công với mức chi phí hợp lý và độ tin cậy
cao nhất.
- Mọi thắc mắc về giải pháp và triển khai SAP Business One, vui lòng liên hệ #vinasystem (+84-8) 39434072. Email:Sales@vinasystem.com
0 comments:
Post a Comment